Choisir son agence événementiel : la marche à suivre

Organiser son événement d’entreprise, c’est souvent un rendez-vous crucial. On le pense, le réfléchit, l’étudie pour en faire un moment marquant et représentatif de sa société. Pour atteindre l’objectif, il est nécessaire de passer par une agence de professionnels dont « c’est le métier ». Encore faut-il trouver avec quel partenaire. Voici les 4 étapes à suivre avant de jeter son dévolu sur l’agence adéquat.

Étape 1 : La réflexion

  • Déterminer le type d’événement à planifier
  • Définir un objectif clair
  • Établir un cahier des charges : budget, contraintes, objectifs stratégiques

Étape 2 : Orienter le choix de l’Agence

  • Déterminer le profil de l’agence, spécialisée dans type d’événement choisi
  • Dresser une liste des agences pouvant répondre aux critères établis
  • Effectuer une recherche sur les premières agences sélectionnées (historique, partenaires, derniers événements …), puis se fixer sur 3 agences maximum

Étape 3 : Un premier choix réduit

  • Envoyer le cahier des charges aux agences spécifiques sélectionnées
  • Rencontrer 2 à 3 agences et leurs dirigeants, dans leurs locaux
  • Réunir les informations recueillies lors de ces réunions pour affiner votre cahier des charges

Étape 4 A :

Engager l’agence qui vous parait être la plus en phase avec votre projet

Étape 4 B :

Organiser une compétition (si aucune agence ne se détache clairement / Si le budget en vaut la peine)

  • Challenger les agences, avec une vision claire du projet
  • Analyser les retours pour établir un choix final

Pour réussir son événement, il est donc nécessaire de passer par l’agence qui collera le plus à votre entreprise, et à l’événement voulu. C’est donc un processus précis auquel il faut s’astreindre avant de se lancer. Il sera temps après l’événement d’étudier ses retombés. Mais c’est une autre histoire …